Privacyverklaring Stichting Peuterspeelzalen Dordrecht
Dit is de privacyverklaring van Stichting Peuterspeelzalen Dordrecht (SPD). Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt SPD uw persoonsgegevens.
SPD acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij SPD veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.
Waarom heeft SPD een privacyverklaring?
We hebben in deze privacyverklaring voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in deze privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van SPD bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens.
Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met SPD worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.
Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die SPD van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.
Van wie verwerkt SPD persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van SPD bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer klanten van SPD. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of business partners van SPD.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is SPD, tot 25 juni 2018 gevestigd aan Korte Parallelweg 197, 3311 JN Dordrecht en vanaf 1 juli 2018 aan Achterom 87, 3311 KB Dordrecht. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.
Waarvoor gebruikt SPD uw persoonsgegevens?
SPD mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:
- uw toestemming;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid; en
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van SPD, waarbij uw belang niet prevaleert.
SPD verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:
- Het verzorgen van kwalitatief hoogwaardige voorschoolse educatie voor 2- en 3-jarige inwoners van Dordrecht, bekostigd door enerzijds gemeentelijke subsidies en anderzijds ouderbijdragen.
Plaatsing in een voorschoolse voorziening van SPD geschiedt op basis van inschrijving door ouder(s) of verzorger(s) van het kind en wordt door SPD bevestigd in een door de aanvrager te accorderen plaatsingsovereenkomst. Noodzakelijk voor het opstellen van een plaatsingsovereenkomst zijn tenminste:
Gegevens van het kind: voornamen en achternaam, roepnaam, geboortedatum, adres, geslacht, BSN, indien het kind onder de doelgroep definitie valt een op naam gestelde indicatie van het consultatiebureau.
Gegevens van de ouder(s)/ verzorger(s): voornamen en achternaam, BSN, telefoonnummer, e-mailadres(sen), bankrekeningnummer. Indien zij niet in aanmerking komen voor kinderopvangtoeslag en aanspraak maken op de gemeentelijke ouderbijdragenregeling eenmalig een IB60-verklaring over het meest recent afgesloten fiscale jaar. Indien zij in aanmerking komen voor de regeling “gratis peuteren” van Sociale Dienst Drechtsteden een door de ouder(s)/ verzorger(s) ondertekende verklaring.
Gegevens van door ouder(s) aangemelde gemachtigden: naam en telefoonnummer.
De gegevens worden verwijderd na vaststelling van de subsidies op basis van de in de jaarrekening opgenomen opbrengstenverantwoording in het kalenderjaar nadat de plaatsing is afgelopen.
- Het vervullen van de werkgeversrol voor werknemers met wie SPD een arbeidsovereenkomst is aangegaan.
Gegevens per werknemer die noodzakelijk zijn voor het vervullen van de werkgeversrol omvatten: voornamen en achternaam, geboortedatum, adres, geboorteplaats, BSN, geslacht, bankrekeningnummer, kopie ID-bewijs, loonbelastingverklaring, verklaring omtrent gedrag, kopie diploma’s en certificaten, arbeidsovereenkomst. De gegevens worden verwijderd na het verstrijken van de minimale bewaartermijn na uit dienst treden.
- Het faciliteren van pedagogisch medewerkers door de inzet van vrijwilligers op basis van overeenkomst.
Gegevens per vrijwilliger die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de met hen afgesloten overeenkomst: voornamen en achternaam, geboortedatum, adres, geboorteplaats, BSN, geslacht, bankrekeningnummer, kopie ID-bewijs, verklaring omtrent gedrag en vrijwilligersovereenkomst.
Hoe gaat SPD met uw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft SPD een beleidsdocument opgesteld.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit deze privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, telefoon 0900-2001201
Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft SPD passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Voor het vervullen van de rol als aanbieder van voorschoolse voorzieningen en de werkgeversrol heeft SPD verwerkersovereenkomsten afgesloten met een aantal dienstverleners die een ondersteunende rol spelen.
Op 1 april 2018 is een verwerkersovereenkomst gesloten met TecSoft over gebruik van het softwarepakket The Nanny, op 20 maart 2018 een verwerkersovereenkomst met Quare Nederland Arbo over arbodienstverlening, met Tevreden.nl een verwerkersovereenkomst over de uitvoering van klanttevredenheidsonderzoek en op 22 mei 2018 een verwerkersovereenkomst met Cloudshape over het verzorgen van digitale werkplekken in de cloud voor enerzijds de achttien locaties van SPD en anderzijds de acht werknemers met een ondersteunende functie (kwaliteitsmedewerkers, coördinatoren, officemanager en directeur-bestuurder.
De gegevens die betrekking hebben op aangemelde en geplaatste peuters, inclusief de aan hen verbonden verzorgers, worden door de officemanager beheerd en bewerkt in het softwarepakket The Nanny.
Toegang tot The Nanny is voorbehouden aan de officemanager die binnen SPD tevens de rol van Functionaris Gegevensbescherming vervult.
Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen SPD niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.
Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.
Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van SPD is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt eveneens voor derden die door SPD zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.
Hoelang bewaren we uw gegevens?
SPD bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.
Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.
SPD kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent SPD haar medewerking.
Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
SPD zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.
Persoonlijk contact met SPD
Veel contacten tussen u en SPD verlopen telefonisch, via formulieren of e-mail. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.
Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben klanten via e-mail of onze website www.s-p-d.nl contact met SPD. Ook sms en chatten wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook van SPD. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door SPD worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
Wat zijn uw rechten?
Wanneer SPD persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.
Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
SPD verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.
Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.
Inzage in uw gegevens
Bent u klant van SPD en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Recht op gegevenswissing
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door SPD onrechtmatig is.
Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door SPD kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Een postzegel is niet nodig. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.
Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Over deze privacyverklaring
SPD kan deze privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 24 mei 2018. De meest recente versie vindt u altijd op www.s-p-d.nl .
Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:
Stichting Peuterspeelzalen Dordrecht
Postadres: Postbus 9109, 3301 AC Dordrecht
Bezoekadres: Korte Parallelweg 197, 3311 JN Dordrecht
Telefoon: 078-6225855
E-mail: spd@s-p-d.nl
Website: www.s-p-d.nl